Gestion des données personnelles / RGPD

Le 25 Mai 2018, le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (connu sous l'acronyme français RGPD ou anglais GDPR), est entré en vigueur et a renforcé le droit à la protection des données personnelles.

Comme toutes les associations le CRBalma tient un registre de ses adhérents et doit respecter le RGPD dans ses communications avec ses membres !

Le nouveau règlement Européen sur la protection des données dispose que le CRBalma n'a pas le droit de récolter et traiter des données personnelles s'il n’a pas de base légale pour le faire… et la base légale qui concerne les associations est le consentement. 

Les données personnelles dont le club dispose sont les informations que chaque adhérent inscrit sur son bulletin d'inscription. Elles font l'objet d'un traitement informatique. Les informations complètes sont visibles des seuls administrateurs. Chaque personne a la visibilité complète sur ses données personnelles et peut les modifier à tout moment, à l'exception du "Nom" et du champ "divers" qui ne sont modifiables que par l'administrateur.

Le club collecte uniquement sur les bulletins d'inscription le minimum de données utiles à la vie de l'association, à la gestion de ses membres et la commande les licences :

• l’identité, l'adresse, les coordonnées téléphoniques, la date de naissance, l'adresse courriel et les certificats médicaux.

• Des cookies sont utilisés pour la gestion de la connexion au site du club.

Ces données sont également destinées aux membres du bureau dans le cadre des fonctions qu'ils occupent, notamment:

Aux Présidents pour l'animation générale

• Le Trésorier et trésorier adjoint pour les aspects financiers et la commande des licences aux fédérations,
• Le Secrétaire et secrétaire adjoint pour la communication
• Les animateurs pour informer les membres des manifestations prévues et transmettre des documents.

La liste des membres consultable par tous les adhérents (disposant de leur mot de passe), donne accès aux seules données : Nom, prénom, statut, ville, année adhésion, date certificat médical, adresse mail, tel fixe, tel portable.

La transmission d'informations aux adhérents s'effectue en général au format numérique accessible par des moyens électroniques tels que le réseau internet, les courriels sur les boites mails des adhérents, les SMS pour ceux qui ne disposent pas d'internet. Le support papier n'est quasiment pas utilisé

L'association tient à jour une liste de diffusion (du bulletin par ex) à partir des adresses email des adhérents ayant donné leur consentement. Cette liste de diffusion est à dispositions des membres du CoDir et des CoPils. Chaque adhérent peut à tout instant exercer son droit à l'effacement en le modifiant ses données personnelles sur le site. L'utilisation de ces listes est strictement réservée à l'activité du club.

Les bulletins d'inscription, les documents et les fichiers de traitement ne seront ni vendus, ni loués, ni transmis à d'autre organismes.

Au départ d'un adhérent, les bulletins d'inscription sont conservés par le trésorier pendant 3 ans. Une mise à jour des enregistrements est réalisée à chaque nouvelle adhésion et paiement de cotisation. Les données des non cotisants sont conservées suivant les mêmes modalités. Les certificats médicaux sont conservés 5 ans. Tous les documents devenus obsolètes sont ensuite détruits.

Les adhérents bénéficient d'un droit d'accès, de rectification ou d'effacement de leurs données personnelles. Ils peuvent aussi s'opposer au traitement des données les concernant ou en limiter le traitement et disposent du droit de retirer leur consentement à tout moment en contactant le président ou le trésorier par mail et en modifiant leur propre fiche. 

Cas particulier des photos :

• les photos souvenir d'évènements (sorties, repas, etc…) sont consignées dans la rubrique" Galerie CRB" sur le site internet du club et ne sont disponibles qu'aux adhérents. L'adhérent qui n'a pas autorisé la diffusion (limitée aux membres du club) de photos le concernant doit de sa propre initiative éviter d'y figurer et le signaler aux photographes amateurs et bénévoles lors des évènements.

• Un "trombinoscope" est à disposition exclusive des adhérents afin de faciliter les contacts. L'adhérent qui n'a pas autorisé la diffusion (limitée aux membres du club) de photos le concernant n'y figure pas. Chaque adhérent peut à tout instant exercer son droit à l'effacement de sa photo en modifiant directement sa fiche